Правила перевозки офисной техники в Ростове
Переезд офиса - ответственная задача. Она включает в себя не только перевозку офисной мебели, документации, личных вещей сотрудников, но и, конечно, офисной техники, без которой невозможна работа любого предприятия независимо от его размеров.
Принтеры, мониторы, ноутбуки, МФУ, компьютеры стоят немалых денег, поэтому к транспортировке такого оборудования следует отнестись особенно бережно и внимательно. В компьютерах хранится важнейший массив информации, потеря которого может остановить работу компании и даже нанести непоправимый вред. Вот почему следует соблюдать ряд простых правил во время переезда офиса.
• Провести опись оборудования
Это первое, что нужно сделать в самом начале реализации проекта, если Вы не хотите что-нибудь забыть в старом офисе. Опись всех предметов полностью исключает возможность их потерять. Каждый сотрудник может самостоятельно провести инвентаризацию своего рабочего места.
• Выбрать правильное время для переезда
По возможности, назначить перевозку следует на раннее утро или выходной день. Конечно, не все сотрудники офиса будут в восторге от этой идеи, но это единственно оптимальное время, которое поможет избежать пробок. Чем дольше автомобиль добирается до места назначения, там дольше не работает фирма. Чем дольше не работает фирма, там больше она теряет денег. Последнее называется упущенной выгодой.
• Назначить ответственных
Чтобы не воцарился хаос, необходимо распределить обязанности. Каждый сотрудник должен отвечать за один из подготовительных этапов, каждый из которых реализуется в строгой последовательности. Например, все сначала занимаются упаковкой и маркировкой и только потом загрузкой, а не тем, чем хочется в данный момент.
• Демонтировать технику
Всю офисную технику необходимо демонтировать, снять подвижные элементы и провода. Провода следует поместить в пакет и подписать его, чтобы потом долго не ломать голову, к какому устройству он подходит. В конечном результате техника должна принять тот самый вид, в котором она приехала из магазина.
• Тщательно упаковать
Сохранность техники напрямую зависит от качества ее упаковки. Не сохранились оригинальные коробки? Это не проблема. Сегодня существуют магазины, где можно приобрести упаковочный материал. Если Вы наняли специализированную компанию для организации переезда офиса, то беспокоиться вообще не о чем. Рабочие привезут все необходимое с собой.
ЖК-мониторы, системные блоки, плазменные панели, сканеры и принтеры рекомендуется сначала обернуть в воздушно-пузырчатую пленку и только потом поместить в коробку. Образовавшиеся пустоты нужно заполнить пенопластом или мятой бумагой, чтобы зафиксировать технику и исключить возможность повреждения.
Не нужно перегружать коробки: вместе с монитором укладывать содержимое рабочего места сотрудника, которое изобилует дорогими сердцу предметами. Фотографии, фигурки, вазы добавляют дополнительные граммы и даже килограммы. Тара может не выдержать нагрузки и разорваться.
Не забудьте нанести маркировки. На каждой коробке нужно указать не только, что в ней содержится, но и имя сотрудника. Это поможет быстрее разобрать вещи и начать работать.
• Определить необходимость использования такелажников и специального оборудования
Офисы бывают разные. Иногда техника имеет солидные габариты, особенно если речь идет о печатном или серверном оборудовании. Последнее является информационным сердцем любого офиса. Благодаря ему, все сотрудники имеют доступ в интернет, общаются по внутренней сети, обмениваются документами и информацией. На серверах хранятся важные данные, потеря которых может обернуться катастрофой.
В таких случаях целесообразно привлечь такелажников, которые обладают серьезным багажом знаний. Они без труда переместят оборудование, безопасно обогнув все препятствия на его пути, используя не только грубую физическую силу, но и специальные приспособления.
• Соблюдать порядок погрузки
Во время погрузочных работ необходимо соблюдать порядок размещения предметов в кузове машины. В первую очередь заносят самые тяжелые предметы, на них укладывают более легкие коробки, а также хрупкие вещи. Чтобы избежать путаницы, смотрят на маркировку. Она подскажет порядок действий.
• Освободить места на парковке
Чтобы быстро и эффективно производить погрузочно-разгрузочные работы необходимо расчистить от машин пространство перед входом в офисное здание. Если Ваша фирма является единоличным собственником строения - это не проблема. Если помещения арендуются в офисном центре, то начать переезд рекомендуется рано утром, пока парковка не занята.
• Сделать план нового офисного помещения
Если переезжает крупная организация с большим количеством служащих, будет не лишним составить план будущего офиса. На нем следует отметить не только новые рабочие места, но и расстановку офисной техники. Это актуально особенно в тех случаях, когда 2 или 3 МФУ обслуживают целый отдел, выполняя ряд необходимых функций - от печати документов до сканирования. Устройства должны находиться примерно на равном удалении от всех сотрудников. Розетки должны быть установлены в непосредственной близости, чтобы не тянуть провода от ближайшего источника питания.
Все эти нюансы стоит продумать заранее, чтобы ставить коробки с оборудованием не в одном месте, а сразу в местах его будущей дислокации.
• Выбрать правильный грузовой транспорт
Не лишним будет упомянуть еще раз, что оргтехника стоит дорого, поэтому необходимо подобрать правильный автомобиль. Он должен иметь специальную систему креплений, предотвращающую падение или тряску ценного оборудования, а также желательно наличие мягкой обивки, призванной защитить хрупкий груз.
